A legislação trabalhista determina que alguns documentos e comunicados permaneçam disponíveis aos empregados e à fiscalização em local de fácil acesso. Entretanto, muitas dessas obrigações foram alteradas ou flexibilizadas ao longo dos anos, especialmente com a modernização das normas trabalhistas e a implantação do eSocial.
Por isso, é importante conhecer quais obrigações continuam vigentes e quais foram dispensadas pela legislação mais recente.
1. Quadro de horário de trabalho
Tradicionalmente, o artigo 74 da CLT determinava que o horário de trabalho fosse afixado em local visível.
Contudo, atualmente, as empresas que adotam controle de jornada manual, mecânico ou eletrônico, contendo os horários de entrada, saída e intervalo intrajornada, estão dispensadas da afixação do quadro de horário, conforme regulamentação do Ministério do Trabalho.
Além disso, microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) também possuem tratamento diferenciado previsto na Lei Complementar nº 123/2006.
2. Escalas de revezamento
Empresas que funcionam em regime de revezamento, inclusive aos domingos e feriados, devem elaborar e divulgar previamente as escalas de trabalho para conhecimento dos empregados.
Embora a legislação não estabeleça um modelo específico, a escala deve permanecer acessível aos trabalhadores e à fiscalização.
3. Aviso de férias coletivas
Quando a empresa concede férias coletivas, deve comunicar os empregados com antecedência mínima de 15 dias, informando:
Data de início;
Data de término;
Setores ou estabelecimentos abrangidos.
Esse aviso deve ser divulgado em local visível, além das demais comunicações exigidas pela legislação.
4. Convenções e acordos coletivos
Embora a CLT não determine expressamente a afixação permanente de toda Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) ou Acordo Coletivo de Trabalho (ACT), é recomendável que seus principais comunicados e cláusulas aplicáveis aos empregados sejam divulgados em local acessível, especialmente quando houver previsão na própria norma coletiva.
5. Documentos relacionados à CIPA
Quando a empresa estiver obrigada a constituir a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (CIPA), devem ser divulgados documentos como:
Edital de convocação das eleições;
Relação dos candidatos inscritos;
Resultado da eleição;
Calendário eleitoral, quando aplicável.
Esses documentos garantem transparência ao processo eleitoral.
6. Informações de Segurança e Saúde no Trabalho
As Normas Regulamentadoras (NRs) também exigem a divulgação de determinadas informações, conforme a atividade da empresa, tais como:
Procedimentos de emergência;
Rotas de fuga;
Telefones úteis;
Ordens de serviço sobre segurança;
Informações relativas à prevenção de acidentes.
O que mudou?
Diversas obrigações antigas deixaram de existir ou foram flexibilizadas.
Entre elas:
O Quadro de Horário de Trabalho tornou-se dispensável para empresas que utilizam controle de ponto adequado;
O antigo Quadro de Horário para Menores deixou de ser exigido com a modernização da legislação;
A obrigatoriedade de afixar mensalmente a Guia da Previdência Social (GPS) perdeu relevância prática com a substituição da GPS pela DCTFWeb, pelo DARF Previdenciário e pela utilização do eSocial, não sendo mais uma obrigação aplicada à maioria das empresas.
Centralização de documentos
Empresas com mais de um estabelecimento podem centralizar parte da documentação trabalhista sujeita à fiscalização.
Entretanto, alguns documentos devem permanecer no próprio local de prestação dos serviços, como:
Registro de empregados;
Controle de jornada;
Demais documentos cuja permanência seja exigida pela legislação ou pela fiscalização.
Conclusão
A legislação trabalhista passou por diversas atualizações nos últimos anos, tornando obsoletas algumas obrigações que eram comuns no passado.
Hoje, além da CLT, é indispensável observar as Portarias do Ministério do Trabalho, as Normas Regulamentadoras (NRs), o eSocial e as convenções coletivas da categoria para garantir que a empresa cumpra corretamente suas obrigações legais.
Base legal: Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), especialmente os artigos 67, 74, 139 e 611; Lei Complementar nº 123/2006; Portaria MTP nº 671/2021; Normas Regulamentadoras (NRs); e legislação previdenciária vigente.
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